Budgetmodellen

Den rette budgetmodel kan udgøre et betydningsfuldt ledelsesværktøj!

Modellen understøtter en ensartet budgettering på tværs af institutionen ved at sikre en konsistent anvendelse af budgetforudsætninger, metoder og dokumentation. Det indebærer blandt andet, at budgetprocesserne er kortlagt og formidlet videre til alle relevante medarbejdere og ansvarsdelingen er beskrevet klart og entydigt. Modellen skal sikre, at den nødvendige dokumentation er tilstede som grundlag for beslutninger.

Formålet med at budgettere

Det interne budget er et vigtigt styringsværktøj i den økonomiske planlægning og opfølgning. Budgettet udtrykker en fordeling af ressourcer og udgør en handlingsplan for den nærmeste fremtid, hvor de økonomiske konsekvenser af planlagte aktiviteter fremstår tydeligt.

Den interne budgettering kan tilgodese:

• Planlægning, prioritering og koordination, hvor institutionens aktiviteter sættes i en større ramme med tydelige sammenhænge. Budgettet operationaliserer den økonomiske del af resultatkontrakter, interne kontrakter og afspejler ledelsens strategiske mål og prioriteringer i øvrigt. 
• Ressourcefordeling, hvor ressourcer, fx bevillinger, allokeres til forskellige formål, produkter, steder mv. Dermed er budgetteringen knyttet til en virksomheds interne kontoplan.
• Delegering, hvor beslutningskompetencer og opgaver bliver fordelt 
• Opfølgning, hvor der systematisk bliver fulgt op på økonomien i de planlagte aktiviteter. Opfølgningen kan fx tydeliggøre, om det er realistisk at nå de fastsatte mål. I statslig sammenhæng er det nødvendigt at følge op, da bevillinger skal overholdes, likviditeten sikres og nødvendige kontroller foretages. 
• Information og kommunikation, hvor fælles opgaveløsning og indblik i andres opgaver – dvs. forretningsforståelse – træder tydeligt frem. Budgettet kan motivere til aktiv problemløsning, da problematiske forhold, fx som følge af begrænsede midler, bliver synliggjort. Budgettering og opfølgning bliver et fælles projekt. Budgetteringen kan i sidste instans medvirke til idégenering. 
• Effektivisering, hvor budgettering og opfølgning kan medvirke til at identificere følsomme områder, der kræver særlig opmærksomhed eller områder, hvor udgifterne kan nedbringes
• Periodisering, prognosticering og substantielle afvigelsesforklaringer i forbindelse med kravene om periodisering af grundbudget og prognoser samt om månedlige og kvartalsvise budget- og regnskabsopfølgninger.

Kortlægning af budgetteringsbehovet

Der er en række faktorer, der kan være afgørende for budgetteringsbehovet. I kan søge inspiration til kortlægning af jeres kompleksitet ved anvendelse af opgavehierarkiet – se evt. denne oversigt over sammenhængen mellem hierarkiet og de udslagsgivende faktorer (pdf). I kan også se på materialet om opgavehierarkiet.

Det er vigtigt at klarlægge formålet med at budgettere og tænke det ind i en større styringsmæssig sammenhæng for at opnå den mest optimale styring. Mindre institutioner kan fx primært anvende budgetteringen til opfølgning og ressourcefordeling, mens større institutioner har flere formål, der skal tilgodeses.

Blandt de afgørende faktorer er:

• Indtægtsgrundlaget – dvs. bevillingstypen, indtægtsdækket virksomhed, gebyrfinansierede aktiviteter mv.
• Omkostningsstrukturen – kompleksiteten heraf
• Ressourcesammensætningen – omfanget af aktiver og typen heraf og lønsammensætningen i fx medarbejdergrupper og antallet af overenskomster, aktivitetsmønsteret – udsving heri
• Omfanget af fællesfunktioner er fx afgørende for om det er relevant at benytte omkostningsfordelinger
• Udsving i aktivitetsmønsteret – er der tale om en stabil drift?
• Selve produktsammensætningen – antallet af produkter og ydelser og mængden af aktiviteter, der føder ind til det enkelte produkt.

Design af budgetmodellen

Vi foreslår, at I beskriver jeres budgetmodel i en budgetteringshåndbog. Forslag til indholdet kan I finde her. Der er en række centrale overvejelser, der er gennemgående for alle emnerne i materialet om intern budgettering. Overvejelserne skal medvirke til at sikre, at formålet med budgetteringen bliver tilgodeset.

Undgå overstyring - mere er ikke nødvendigvis godt

Gør budgetteringen tilpas simpel og undgå overregistrering og tidskrævende opfølgninger med mindre det giver styringsmæssig merværdi. Anvend fx risikostyring i budgetteringen for at fokusere jeres indsats.

Fokusér på budgetforudsætningerne og ændringerne heri

Budgetforudsætningerne tjener som dokumentation for budgettets udseende. I forbindelse med budgetlægning, - opfølgning og analyser er det vigtigt løbende at teste forudsætningernes holdbarhed.

Skab de rette incitamentsstrukturer

I forbindelse med budgetteringen bliver beslutningskompetencer og opgaver ofte fordelt mellem de faglige enheder. Juster de budgetansvarliges dispositionsret så den modsvarer budgetansvaret. Central disponering modsvarer centralt budgetansvar og decentral disponering modsvarer decentralt budgetansvar. Involver de relevante medarbejdere i budgetteringen. Det er vigtigt at sikre koordinationen og kommunikationen på tværs af ansvarsniveauer i organisationen.

Anvend en strategisk tilgang til budgettering

Brug en proaktiv opfølgning og ledelsesinformation, der er fremadskuende og analyserer konsekvenserne af forskellige fremtidige handlemuligheder. Flerårig budgettering bør være en naturlig del af budgetteringen. Tilpas den økonomiske styring og tilrettelæggelse, så den afspejler den faglige styring og tilrettelæggelse – gør eventuelt budgetteringen aktivitets- og produktbaseret.

Budgetteringens placering ift. den øvrige styring

Budgetmodellen indgår i en bredere økonomistyring. Fastlæggelsen af budgetmodellen skal blandt andet tage højde for:

• organisering, mission, vision og (forretnings)strategi
• den påkrævede faglige styring
• ekstern budgettering (Finanslovsforslag mv.) og regnskabsarbejde
• resultatkontrakt, områdekontrakter og resultatlønsaftaler
• rekrutteringsstrategi og kompetenceudviklingsstrategi
• projektorganisation; porteføljestyring af institutionens projekter og projektstyring af det enkelte projekt
• ledelsesinformation

 

 

Links Her kan du hente "Budgetmodellen" som pdf-fil Budgetmodellen (pdf)

Tilbage til forsiden