Inden for de overordnede rammer og mål er formålet med økonomistyring i staten, at institutionerne skal være effektive, og de skal kunne dokumentere deres økonomiske resultater. Til stadighed er det en forpligtelse for hver enkelt statslig institution at koncentrere sig om sine kerneopgaver og at løse disse på den mest optimale måde. Talemåden ”at gøre de rigtige ting på den rigtige måde” er dækkende.
Mål og rammer for økonomistyring
Der er tale om flere niveauer i den statslige styring. Derfor kan det være hensigtsmæssigt at sondre mellem styringsbegreber for at sikre klarhed i kommunikationen om – og forståelsen af – den statslige styring.
Begrebet ”mål – og rammestyring” kan forbeholdes den overordnede styring af ministerierne, som finder sted gennem finansloven, der angiver overordnede mål (tabel 5 om ”Opgaver og mål”) og anviser specifikke bevillingsmæssige rammer og forudsætninger til det enkelte ministerområde og dets institutioner.
Begrebet ”mål - og resultatstyring” kan med fordel knyttes til den styring, som udøves i relation til den enkelte institution (en styrelse, en virksomhed el.lign.). Ofte vil der være tale om en aftalebaseret styring, f.eks. kontraktstyring, hvor der i dialog mellem et departement og en tilknyttet styrelse aftales bestemte (strategiske) mål, som styrelsen vil tilstræbe inden for en given tidshorisont og givne ressourcerammer. Samtidig udmøntes og aftales et antal mere konkrete resultatkrav, som styrelsen vil realisere og dermed rapportere om og vurdere sin fremdrift på. Heri ligger grundlaget for den fortsatte mål- og resultatstyringsproces – i den enkelte institution såvel som inden for koncernen som helhed.
Tre grundlæggende funktioner
Økonomistyringen handler om tilrettelæggelse af tre grundlæggende funktioner: Behovsanalyse, produktion af relevante informationer og opfølgning af resultater.
Behovsanalyse. En afklaring af hvad der er relevant og korrekt økonomiinformation svarende til institutionens aktuelle behov. Dog er der tale om visse basale økonomistyringsopgaver, som alle institutioner har ansvar for at varetage. De grundlæggende krav fremgår af ”Ansvar for styring – vejledning om styring fra koncern til institution”, Finansministeriet februar 2010 (Link til publikationen).
Der skal etableres et styringsgrundlag og en registreringsramme, som gør det muligt at sammenholde ressourceindsatsen med resultaterne. Uden relevante registreringer af ressourceforbrug og produktionsresultater vil målrettet styring og ledelse være umulig. Desuden skal registreringsrammen være indrettet, så regler på bevillings- og regnskabsområdet overholdes.(Link til inspirationsmateriale om ledelsesinformation). Det er væsentligt ikke at overdimensionere de interne styringssystemer og styringsprocesser, fordi der er høje omkostninger forbundet hermed. Økonomistyringen må optimeres, d.v.s. indrettes på det nødvendige og tilstrækkelige niveau.
Produktion af økonomi-information. Design af forretningsgange, konfigurering af IT systemer og opbygning af ledelsesrapporter er afgørende for forvaltningens samlede hensigtsmæssighed. Registrering og informationsbehandling tilrettelægges, så processen er effektiv og data bliver korrekte og tilstrækkeligt præcise. Rapporteringen til ledelsen kan med fordel sættes i system, så de forskellige niveauer i organisationen modtager den økonomiinformation, der er relevant og tilstrækkelig for deres styringsbehov. Rapporterne bør bl.a. indeholde information om budgetafvigelser, produktivitet og effektivitet, som kan understøtte ledelsens beslutninger. Relevant ledelsesinformation oplyser ikke blot om tilstande og tendenser, men bidrager også til at illustrere handlingsmuligheder (Link til afsnit om ledelsesinformation).
Resultatopfølgning. Den løbende opfølgning på de økonomiske resultater og ledelsesmæssige indgriben, når det er nødvendigt, er en forudsætning for, at økonomiinformationen reelt bidrager til den økonomiske styring af institutionen. Opfølgningen bør sigte mod at optimere ressourceanvendelsen, så mål og strategier opfyldes gennem en effektiv drift. (Link til Opgavehierarki hhv. Ledelsesinformation).
Der gives i det følgende en samlet, generel indføring i statslig økonomistyring. Afsnittene består af korte introduktioner til de væsentligste regler, krav og principper på det pågældende område, med henvisninger til publikationer og websites, hvor man kan læse mere. I alle kapitlerne bruges udtrykket ”institution” som samlebetegnelse for alle typer af statslige organisationer.