Ligesom ”De gule sider”, så er Økonomiservicecentrets EpiCenter en videnbank med mottoet: Findes det, så findes det her. Her er alle processer indenfor løn- og regnskabsopgaverne nemlig samlet.
Her er best practice indenfor alle de processerne inddelt i hovedområderne regnskab, rejser, løn og andre interne processer.
Den bedste måde at løse opgaverne på er fundet gennem såkaldte ekspertgrupper bestående af medarbejdere fra Økonomiservicecentret og systemeksperter fra Økonomistyrelsen.
Medarbejderne kan komme med procesforbedringsforslag med ét klik i EpiCenter, hvor alle forslag bliver behandlet og besvaret i ekspertgrupperne - og den, der har stillet forslaget får automatisk svar, når det bliver behandlet.
”Man behøver ikke opfinde hjulet mere end én gang! Har man fundet en løsning på et problem, kan man dele det med de andre i ØSC,” siger projektleder Lars Jørgen Jepsen om den overordnede idé med EpiCenter.
Inddragelse og udvikling
Det har krævet en indsats at ændre medarbejdernes adfærd med fokus på medarbejderinddragelse og løbende udvikling. For det er en udfordring at videndele på tværs af Økonomiservicecentret, hvor realiteten er, at 20 procent af arbejdet tager 80 procent af tiden.
”Med 11 regnskabsteam og fem lønteam, som udfører de samme opgaver er der behov for en videndelingsplatform, hvor man nemt og hurtigt kan søge efter en løsning på sit problem. Det gør vi ved at benytte Wiki-tankegangen, så alle medarbejdere kan dele løsningen af specifikke problemstillinger med deres kollegaer,” påpeger Lars Jørgen Jepsen.
Let at navigere i
Der har været flere udfordringer i forløbet. Den første har været at få 350 nye medarbejdere fra 56 forskellige institutioner med 170 kunder til at tænke i et centralt og dynamisk system.
”Det giver jo kun mening at dokumentere arbejdsgange og processer ét sted, hvis det bliver brugt i praksis. Derfor skal det være nemt og hurtigt at bruge – og ikke mindst nemt at opdatere, sådan at det altid afspejler best practice, som hele tiden ændres. Fx når der kommer nye systemer eller regler,” forklarer Lars Jørgen Jepsen. Derfor kan medarbejderne også få emails med de nyeste ændringer,
Procesbanken er opbygget, så man både kan få det store overblik over de opgaver, som udføres i ØSC, og samtidig har mulighed for at komme helt ned i detaljen.
Udgangspunktet er hvilken opgave man ønsker at udføre, og derefter kan man klikke sig længere og længere ned. Man kan faktisk gå helt ned i en detaljeret arbejdsgangsbeskrivelse med screendumps, som viser hvordan man bedst muligt udfører opgaven. Ideen med at klikke sig ned i detaljen sikrer, at medarbejderne kun behøver at læse det, der er relevant for dem i den konkrete arbejdsproces.
”Målet er, at EpiCenter både skal hjælpe nye medarbejdere og erfarne medarbejdere. Nye medarbejdere kan se, hvordan de skal udføre opgaverne i systemerne via de detaljerede arbejdsgangsbeskrivelser, mens erfarne medarbejdere kan benytte EpiCenter som opslagsværk i forhold til specifikke problemstillinger,” påpeger Lars Jørgen Jepsen.
Forandringen skal sikres
Det har også været en udfordring at sikre forandringen i praksis.
”Vi har en meget sammensat medarbejderskare – nogle ret uerfarne og andre med 40 år i staten. Derfor er det vigtigt med den medarbejderdrevne implementering af best practice, som er tilpasset det enkelte team,” siger Lars Jørgen Jepsen.
Projektgruppen holder derfor et møde med hver teamleder, hvor man afdækker, hvad der er nyt i best practice for det enkelte team, og om der eventuelt er systemmæssige udfordringer i forhold til at følge best practice.
Derefter holdes der et kickoff-møde for hvert team, hvor to personer fra ekspertgruppen underviser i det nye i best practice. Underviserne kommer efterfølgende også rundt i teamene – for spørgsmål kommer typisk først, når man begynder at arbejde efter best practice. Efter to-tre måneder følges der op på, hvor langt det enkelte team er nået i forhold til at følge best practice.
Systemet er blevet implementeret i efteråret – og cirka 80 procent af medarbejderne i ØSC har brugt Økonomistyrelsens EpiCenter i november. Og det tal stiger hver måned.
Bedre ressourceudnyttelse
Kontorchef i Regnskabsservice 2 i ØSC Hans Jølver Larsen mener, at ensretningen i arbejdsgangene har hævet det faglige niveau. For best practices arbejdsgangene sikrer effektivitet og kvalitet til kunderne.
”Vi har mest erfaring på kreditområdet, hvor vi har fået lagt niveauet for en meget ensartet håndtering af teamets måde at løse opgaverne på. Vi har helt klart fået en bedre ressourceudnyttelse, fordi standardiseringen gør, at alle ved præcis, hvad de skal,” siger han.
Best practice er den bedste måde at løse opgaven på den dag, den er lavet – det ændrer sig hele tiden. Og derfor skal medarbejdere og ledere løbende ind og revidere processerne.
”Det giver uden tvivl meget, at brugerne af systemet kan give konstruktiv kritik. Det engagerer medarbejderne, når de er impliceret i udviklingen af processerne. Vi har erkendt, at løsningerne skal være kropsnære på den måde, at det er dem, der sidder med opgaverne, der bedst kan løse dem, fordi de rører ved det hele tiden,” siger Hans Jølver Larsen.
Glad for EpiCenter
Regnskabsmedarbejder Dijana Smajlovic sidder med regnskab for Fødevareministeriets område i Økonomiservicecentret, ØSC, og bruger jævnligt EpiCenter og er glad for det.
”Det er stadig lettest at spørge en kollega, men det er smart, når man præcist ved, hvad man vil have at vide. Og så er det smart, at vi får en mail, så snart, der er noget, der er ændret,” siger hun.
Endnu har hun ikke selv været inde at komme med forslag til ændringer. Men vil gøre det, hvis hun falder over noget, der kan gøres mere logisk. Eller hun har udtænkt en smart metode, som andre også kan bruge.
”Det er jo helt vildt smart for nye medarbejdere. Vi har jo ikke altid tid til at forklare en masse – og så er det godt at kunne henvise til EpiCentret. Det er et godt værktøj til videndeling,” konstaterer Dijana Smajlovic.