I forbindelse med implementeringen af rejseafregningssystemet kan der laves en overordnet adskillelse mellem systemet og processerne. Leverandøren, Basware A/S, har det overordnede ansvar for, at rejseafregningssystemet samt de dertilhørende integrationer til andre systemer fungerer og bliver implementeret hos institutionerne. Moderniseringssstyrelsen har derimod ansvaret for, at procesdelen bliver implementeret, herunder sikre effektive og hensigtsmæssige arbejdsgange i rejseadministration.
Relevante overvejelser inden implementeringsforløbet
Du bør overveje følgende inden implementeringen starter:
- Hvordan lukkes det nuværende rejseafregningssystem? (herunder sikre kontrol- og transaktionssporet i 5 år)
- Er institutionens nuværende arbejdsprocesser hensigtsmæssige i forhold til rejseafregning?
- Skal regnskabsinstruksen revideres?
- Skal institutionens rejsepolitik ændres?
- Er der udfordringer for institutionen i forhold til Best Practice?
- Hvem skal være institutionens implementeringsansvarlige for RejsUd?
- Hvem skal være superbrugere i RejsUd?
- Hvem har teknisk flair til at udfylde administratorrollen?
I vejledningen Gode råd og tips til implementering af RejsUd (pdf) findes en samlet oversigt over de forskellige opgaver og ansvarsområder, som institutionen skal være opmærksom på for at være klar til RejsUd-implementeringen. Vejledningen forsøger endvidere at vejlede institutionen i at varetage opgaverne korrekt og rådgive om eventuelle handlemuligheder.
Hvis I har et eksisterende rejseafregningssystem
Hvis din institution i forvejen har et digitalt rejseafregningssystem, skal I overveje nogle særlige problemstillinger herunder afslutning af dette system, opsigelse af kontrakt mm.
Til denne overgang fra et eksisterende rejseafregningssystem til RejsUd er der udarbejdet en
vejledning om overgangen til RejsUd, som du kan finde her (pdf).