Om bogføringskredse er der to overordnede anbefalinger:
• Hvis den regnskabsmæssige organisering af de opgaver, der fusioneres, er meget forskelligartet, eller hvis der er mange dele, der fusioneres, bør det betragtes som en ny institution, og det vil være mest fordelagtigt, at der oprettes en ny bogføringskreds.
• Hvis der er tale om, at der bliver fusioneret mindre dele ind i en eksisterede institution, vil det være mest fordelagtigt at fortsætte med den gamle bogføringskreds.
Oprettelse af ny bogføringskreds
Ved oprettelse af en ny bogføringskreds starter man på en frisk. Det betyder, at der skal oprettes et nyt Navision Stat-regnskab, bestilles nye SKB-konti mv. Det vil dog være en fordel at flytte eksisterende indbetalingskonti til den nye struktur for at lette opkrævningsadministration, herunder særligt indbetalinger, der ikke sker på grundlag af en udsendt faktura, fx tilskud fra fonde eller EU, borgere eller virksomheders egengenererede indbetalinger eller tilbagebetalinger af for meget udbetalt støtte mv.
Derudover skal IndFak opsættes på ny (evt. med brug af nye EAN-numre for at adskille nyt og gammelt regnskab bedst muligt, jf. nærmere nedenfor). Hvis der samtidigt er tale om, at den bogføringskreds, der fornyes, er en bogføringskreds, der bærer SLS-posteringer, skal der ved fornyelse af bogføringskreds ligeledes bestilles nyt SE-nummer til den nye bogføringskreds. SLS skal herefter opsættes til den nye bogføringskreds.
Oprettelsen af en ny bogføringskreds med de aktiviteter, der følger med, tager tid, op til seks uger. Fordelen er, at man sikrer en ny og korrekt struktur, der er fremtidssikret.
Genbrug af eksisterende bogføringskreds
Ved at genbruge en eksisterende bogføringskreds og bygge videre på den eksisterede struktur sparer institutionen en hel del oprettelser. Udfordringen ved denne løsning er, at institutionen fremadrettet vil bære rundt på gammel historik (fx posteringer og evt. gamle konti), der kun vedrører en del af institutionen, eller som vedrører udskilte opgaver, der ikke længere varetages af institutionen.
Erfaringsmæssigt kan det være vanskeligt at få to institutioners registreringsrammer til at passe sammen i et eksisterende regnskab. Alene forskel på fri specifikation kan være en udfordring. Tilsvarende problemer opleves ofte på stamdata-siden.